第一章 总 则

第一条 为了加强学院会计档案管理，规范会计档案工作，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《电子档案移交与接收办法》、《浙江农林大学暨阳学院档案管理办法》及相关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第二章 管理职责

第三条 学院会计档案由学院档案管理部门和财务部门共同管理。财务部门负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管（移交档案管理部门前）、查阅和协助销毁等工作。

第四条 学院财务部门指定专人负责会计档案的日常管理工作，按照会计档案归档范围和归档要求，定期将归档的会计资料整理、立卷，编制会计档案保管清册。

第三章 会计档案的归档范围

第五条 下列会计资料应当进行归档:

（一）会计凭证类,包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。

（三）财务报告类,包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）综合管理类，包括上级、同级和学院关于财务管理工作的文件、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。

（五）其他类,包括工资发放清册、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及其他具有保存价值的会计资料。

第六条 下列电子会计资料也应当进行归档:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（一）由计算机等电子设备形成和传输的电子会计资料，主要包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、银行电子回单等。

（二）能准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,并输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等资料的会计核算系统。

（三）从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

第四章 会计档案管理

第七条 学院财务部门要建立严格、合理、科学的会计凭证

传递程序，明确各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第八条 会计档案的装订

（一）会计凭证应逐月整理，及时装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。记账凭证装订要求每册厚薄基本均匀、适宜，并装入会计档案盒，做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

（二）各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖公章，财务负责人或会计主管人员签章及填报或者编制人的签章。

（三）装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页按顺序逐一编号。

第九条 纸质会计档案的保管

（一）会计档案保管人员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。

（二）为方便会计档案的查阅和利用，学院会计档案自会计年度终了后在财务部门存放2年，期满后移交档案管理部门保管。

（三）学院会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十条 电子会计档案保管

（一）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（二）电子会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，重要会计档案应准备双份，并定期进行检查，防止因磁性介质损坏导致电子会计档案丢失。

（三）电子会计档案必须严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改。

第五章 会计档案利用

第十一条 会计档案（包括电子会计档案）原则上不得借出。如有需要，经财务部门负责人批准，可办理相应手续进行查阅或者复制。

校内人员查阅会计档案，需填写《浙江农林大学暨阳学院查（借）阅档案审批单》，经学院财务部门负责人批准方可查阅。委托他人查阅会计档案，除了递交《浙江农林大学暨阳学院查（借）阅档案审批单》，还需出具书面授权书。校外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经学院财务部门负责人批准方可查阅，并做好登记。

借阅会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十二条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给学院档案管理部门的会计档案，确需拆封重新整理的，报学院财务部门负责人批准后，需派人监督办理；已移交给学院档案管理部门保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，学院档案管理部门应当会同学院财务部门、纪检部门和经办人员共同拆封整理。

第六章 会计档案鉴定与销毁

第十三条 学院档案管理部门和财务部门应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十四条 销毁程序

（一）学院档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）学院成立档案鉴定小组，主要由档案、财务、审计等部门或人员共同组成，对需销毁会计档案进行鉴定并出具鉴定报告。

（三）学院档案管理部门、财务部门的负责人及经办人在会计档案销毁清册上签署意见，分别报送分管的院领导审批。

（四）学院档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学院档案管理部门、财务部门和信息管理部门共同派员监销。

第七章 附 则

第十五条 本办法由计划财务部负责解释。

第十六条 本办法自发布之日起执行。

附件

浙江农林大学暨阳学院会计档案保管期限表