第一章 总 则

第一条  为进一步加强和规范学院会议费管理，提高会议效 率和质量，根据《浙江省省级机关会议费管理规定》（浙财行〔2014〕 7 号）《关于进一步完善省属高校科研项目经费使用办法的通知》 （浙教高教〔2019〕31 号）《浙江省财政厅关于进一步完善省级 机关会议费管理有关规定的通知》（浙财行〔2023〕53 号）《浙 江省党政机关厉行节约反对浪费实施办法》等有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于使用纳入学院管理的各类资金，以学院或各二级学院（部、中心）、各部门（ 以下简称各单位）名义举办（含主办、承办）的各类国内会议，包括国内业务会议和国内管理会议。

国内业务会议是指开展教学、科研等活动举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、咨询会、评审会、论证会等。

国内管理会议是指除业务会议之外的其他会议，包括工作研讨会、工作布置会、总结表彰会、座谈会等。

第三条  各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费，规范简朴、务实高效的原则。严格控制会议数量、会期和规模，注重会议质量，提高会议效率，规范会议管理。

 

第二章 会议审批和管理

第四条  各单位应严格执行会议审批制度，填写《浙江农林大学暨阳学院会议预算审批表》。

各单位举办的会议，由单位负责人审核，报分管院领导审批。

科研经费（包括纵向科研经费和横向科研经费）支持的会议，由科研项目负责人审核后，报科研管理部审批。

第五条  国内业务会议会期、参会人数等，根据会议性质、主要内容等实际情况确定；国内管理会议会期原则上不得超过 2天（包含会议报到和离开时间）。工作人员控制在会议代表的10%以内。

第六条  各类会议应优先安排在学院内部会议场所举办。当院内不具备召开条件或确因工作需要在院外召开时，根据经济性、便利性就近选择会议地点。严禁违反规定到风景名胜区举办会议。

第七条  除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章 会议费开支范围和标准

第八条  会议费支出范围：会议住宿费、伙食费、其他费用。其他费用包括会议场地租金、交通费、文件印刷费等。其中，交通费是指在会议举办期间，用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第九条  会议费开支实行分项核定、总额控制，综合定额标准如下：

单位：元/人 · 天

 

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合计
国内业务会议	340	130	80	550
国内管理会议	200	120	80	400

（ 一）会议费在综合定额标准内结算报销，各项费用之间可以调剂使用。

（ 二）住宿费按实际住宿人数和天数计算，实际发生数不得超过按单项定额计算的经费总数。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行；未住宿的参会人员，其住宿费从综合定额中扣除，不得用于调剂弥补其他费用。

（ 三）伙食费实际发生数不得超过按单项定额计算的经费总数，伙食费中餐、晚餐单餐不得超过 75元/人。不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。

第十条  根据学院采购管理办法的规定，按综合定额标准计算的会议费总额在 1 万元（含）以上的，由招标办负责采购。各单位及项目负责人应严格执行采购流程，如学院采购管理办法有所变更，从其规定。

第十一条  下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额：

（ 一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回其所在单位报销。对确因工作需要，邀请国内外学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费等，可参照学院差旅费报销相关规定执行。

（ 二）参会专家人员费用。根据工作需要，可向邀请参会专家发放讲课费等劳务费，发放标准按学院相关规定执行。

（ 三）线上会议费用。能够明确对应具体会议的场地租赁费、设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。线上会议费用凭合法有效票据据实列支。

（ 四）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金，凭合法有效票据据实列支。

第四章 会议费报销要求

第十二条  各单位在会议结束后应当及时办理报销手续，会议费原则上应集中一次性结算，不得分次拆零报销（参会专家人员费用除外）。报销时须提供以下材料（包括但不限于）：

（ 一）《浙江农林大学暨阳学院会议预算审批表》；

（ 二）《浙江农林大学暨阳学院会议费决算表》；

（ 三）会议通知（含会议时间、会议议程、参会人员范围等）；

（ 四）与会人员纸质签到表（含参会人员和工作人员），或能够验证实际参会情况的数字签到证明材料；

（ 五）会议服务单位提供的费用发票、明细清单等资料；

（ 六）执行采购流程的，还须提供采购审批表、中标通知书或零星采购申请表等资料；

（七）受托承办会议或联合举办会议的，还应提供委托协议（合同）等资料。

第十三条  对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，可适当向参会人员收取会议费。收取会议费的标准在会议费预算表内列明，款项及时解交学院账户，实行收支两条线管理，不得坐收坐支。

第十四条  会议费支付应当严格执行学院现金管理有关规定，办理对公转账。因情况特殊通过个人转账或第三方支付方式结算的，报销时须提供对公支付凭证。

第十五条  会议举办者应严格按规定开支会议费，对超预算、超范围、超标准开支的费用不予报销。

第五章 监督问责

第十六条  会议举办者是会议活动的直接责任人，对会议经费开支内容的合规性、真实性和相关性承担直接责任。经费负责人对会议举办负有审批和监督责任。学院纪检监察、审计、财务部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。

第十七条  严禁各单位借会议名义组织会餐或宴请；严禁套取会议费设立 “小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

严格执行会议用房标准，会议住宿用房以标准间为主，不得安排高档套房；会议用餐安排自助餐或者工作餐，严格控制菜品种类、数量和分量，严禁提供高档菜肴和烟酒。

严禁使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织与会议无关的参观活动；严禁组织高消费娱乐、健身活动；不得以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。会场布置应简洁俭朴，会场一律不摆花草、不制作背景板。